CNIL : LES FICHIERS DES ASSOCIATIONS, RAPPEL DES REGLES EN QUELQUES QUESTIONS

Dans le cadre de leur activité, les associations sont amenées à constituer des fichiers de leurs adhérents, de leurs donateurs ou de donateurs potentiels. Quelles sont les règles à respecter ?

► Une association peut-elle céder, louer ou vendre le fichier de ses adhérents à des fins commerciales ?
OUI. La loi "informatique et libertés" n'interdit pas cette pratique. Il y a toutefois des précautions à prendre :
Il faut d'abord informer les adhérents de cette possible revente de leurs coordonnées à des fins commerciales et leur permettre de s'y opposer. Cette opposition peut se faire par exemple au moyen d'une case à cocher figurant sur le bulletin d'adhésion.

► Une association peut-elle diffuser sur son site web l'annuaire de ses adhérents ?
OUI. Dans ce cas, comme pour la réponse précédente, les adhérents doivent en être informés au préalable. Ils ont tout à fait le droit de s'opposer à une telle diffusion compte-tenu des risques particuliers de capture des informations diffusées sur le web.

La CNIL propose des mentions type à faire figurer sur les bulletins d'adhésion pour bien informer les adhérents de leurs droits.

Mention d'information à inscrire sur le bulletin d'adhésion :
Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l'association. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent.
Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à .........

► Il arrive que des mairies demandent aux associations de leur transmettre le fichier de ses adhérents en vue d'obtenir des subventions ? Est-ce légal ?
NON. Un maire ne peut pas demander, même au titre de la subvention qu'il accorde à une association, la liste nominative des adhérents. Une telle pratique est contraire au principe constitutionnel de la liberté d'association.
En revanche, les mairies peuvent demander, au titre du contrôle des subventions qu'elles versent aux associations, la copie certifiée du budget et des comptes de l'exercice écoulé, ainsi que la communication de tous les documents faisant apparaître les résultats de l'activité de l'association.

► Un membre d'association peut-il exiger la communication de la liste de tous les autres adhérents ?
OUI, si les statuts de l'association prévoient cette possibilité. Une association est en effet libre de préciser dans ses statuts que l'adhésion implique d'accepter que ses coordonnées puissent être communiquées à tout adhérent qui en fait la demande, à la condition que cette communication ait un lien direct avec l'activité de l'association.
Dans ce cas, un membre ne peut s'opposer à cette diffusion.

► Lors du renouvellement du bureau d'une association, un candidat peut-il obtenir la liste des adhérents ?
OUI. Si les statuts de l'association le prévoient, tout candidat peut demander que la liste des adhérents lui soit transmise, à partir du moment où il s'engage à ne pas l'utiliser à d'autres fins que l'élection et à la détruire à la fin des opérations électorales.

► Les membres du bureau d'une association, dont les statuts ont été déposés en préfecture, peuvent ils s'opposer à la diffusion de leurs identités et coordonnées ?
NON. La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association prévoit qu'une association ne peut obtenir la capacité juridique qu'en rendant publics, par une insertion au Journal officiel, son titre, son objet, l'adresse de son siège et les noms, professions, domiciles et nationalités de ceux qui sont chargés de son administration. Cette diffusion peut aussi se faire sur en ligne via la version Internet du journal Officiel.
Néanmoins, des mesures techniques empêchent d'accéder directement à la page de l'association concernée lorsqu'on interroge les différents moteurs de recherche sur la base de l'identité des membres de son bureau.

►Les fichiers de membres et donateurs d'une association doivent-ils être déclarés à la CNIL ?
NON, ces fichiers sont dispensés de déclaration à la CNIL.

Attention, être dispensé de déclaration n'exonère pas pour autant des obligations que la loi informatique et libertés impose aux responsables de fichiers. Cela signifie qu'il faut informer les personnes qu'un fichier est constitué et qu'elles ont un droit d'accès aux informations qui les concernent. Enfin bien sûr, le responsable du fichier doit prendre toutes les mesures utiles afin d'assurer la sécurité des informations personnelles collectées.

Pour en savoir plus sur la dispense de déclaration pour les "organismes sans but lucratif" cliquez ici